QUẢN LÝ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VĂN BẢN, TÀI CHÍNH, TÀI SẢN VÀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ, BẢO VỆ CƠ QUAN.

Mục 1

 QUẢN LÝ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC.

Điều 30: Chế độ quản lý hồ sơ công chức.

30.1. Phòng Tổ chức – Hành chính có 01 công chức làm công tác nhân sự quản lý toàn bộ hồ sơ của cán bộ, công chức Cục Thống kê tỉnh Quảng Trị (theo quy định hiện hành).

30.2. Thường xuyên bổ sung hồ sơ để phản ánh kịp thời những thay đổi về bản thân và gia đình của cán bộ, công chức.

30.3. Hồ sơ của cán bộ, công chức được đựng trong túi hồ sơ, sắp xếp khoa học (trong mỗi hồ sơ có mục tài liệu) để tra tìm dễ dàng.

Tất cả hồ sơ cán bộ, công chức được đựng trong tủ có khóa, để nơi thoáng mát, xa nơi dễ cháy đề phòng mối mọt và hỏa hoạn.

30.4. Cán bộ, công chức đến nghiên cứu hồ sơ phải có giấy giới thiệu do thủ trưởng cơ quan quản lý cán bộ, công chức cấp, giấy giới thiệu phải ghi rõ họ tên, chức vụ người nghiên cứu, họ tên hồ sơ cần nghiên cứu và mục đích nghiên cứu hồ sơ.

30.5. Chỉ được nghiên cứu hồ sơ tại chỗ (trừ cơ quan cấp trên của đơn vị quản lý hồ sơ nghiên cứu để đề bạt, điều động…). Trong quá trình nghiên cứu không được đánh dấu, sửa chữa, ghi thêm vào hồ sơ. Trường hợp đặc biệt cần sao chụp phải được cấp có thẩm quyền cho phép. Công chức theo dõi hồ sơ phải có sổ nhận mượn và trả hồ sơ.

30.6. Trường hợp cán bộ, công chức chuyển công tác đi cơ quan khác, công chức quản lý hồ sơ có trách nhiệm cung cấp đầy đủ hồ sơ cán bộ, công chức chuyển đi cho tổ chức, cơ quan nhận hoặc gửi theo đường bưu điện theo chế độ gửi tài liệu mật, có giấy giao nhận khi gửi, không để cán bộ, công chức trực tiếp nhận hồ sơ để giao cho cơ quan mới.

30.7. Trường hợp tiếp nhận hoặc tuyển dụng mới cán bộ, công chức, chậm nhất là 01 tháng sau khi cán bộ, công chức đến làm việc tại cơ quan, cán bộ  quản lý hồ sơ phải lập đầy đủ hồ sơ gốc của cán bộ đó.

Điều 31: Đánh giá phân loại cán bộ, công chức.

31.1. Đánh giá và phân loại cán bộ, công chức tiến hành định kỳ hàng năm cùng với phê bình và tự phê bình, kiểm điểm thực hiện nhiệm vụ công tác của cơ quan, đơn vị cán bộ, công chức thuộc diện cấp nào quản lý thì cấp đó trực tiếp nhận xét, đánh giá và phân loại.

31.2. Quy định đánh giá, phân loại cán bộ, công chức.

- Cán bộ, công chức viết bản tự nhận xét công tác và chức trách, nhiệm vụ được giao trong năm theo mẫu quy định cho từng loại cán bộ, công chức.

- Tập thể nơi cán bộ, công chức làm việc (phòng, chi cục) tham gia xây dựng góp ý kiến bản tự nhận xét của từng cá nhân (có ghi biên bản).

- Thủ trưởng đơn vị căn cứ bản tự nhận xét công tác và tự xếp loại của cán bộ, công chức kết hợp với những ý kiến đóng góp của đơn vị để đánh giá xếp loại.

- Ý kiến nhận xét đánh giá và phân loại của lãnh đạo các cấp được thông báo đến từng cán bộp, công chức của đơn vị trực thuộc Cục.

31.3. Cán bộ, công chức có quyền trình bày và bảo lưu ý kiến những nội dung không nhất trí về việc nhận xét, đánh giá đối với bản thân mình, nhưng phải chấp hành ý kiến kết luận của cơ quan quản lý có thẩm quyền.

Mục 2

QUẢN LÝ VĂN BẢN.

Tất cả cán bộ, công chức có trách nhiệm liên quan đến quản lý văn bản (soạn thảo, ký duyệt, nhân bản, đóng dấu, cung cấp, lưu trữ văn bản) đều phải thực hiện đầy đủ các quy định của Nhà nước về quản lý văn bản và chịu trách nhiệm về phần việc mình được giao quản lý.

Điều 32: Chế độ quản lý công văn, giấy tờ “đến”.

32.1. Cục Thống kê tỉnh Quảng Trị tổ chức quản lý công văn, giấy tờ theo hình thức tập trung. Tất cả công văn, giấy tờ gửi đến cơ quan bằng bất cứ hình thức nào cũng đều được tập trung quản lý ở bộ phận văn thư của Cục.

32.2.Bộ phận văn thư có trách nhiệm tiếp nhận và trình lãnh đạo phòng Tổ chức – Hành chính xử lý, căn cứ vào ý kiến xử lý văn bản, vào sổ công văn (theo mẫu quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước) và phân phối kịp thời đến người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết.

32.3. Đối với công văn gửi đến có đóng dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” phải chuyển ngay đến người có trách nhiệm giải quyết. Đối với những công văn gửi đến có đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” phải thực hiện đúng quy định chế độ giữ gìn bí mật của Nhà nước.

32.4 Đối với công văn giấy tờ gửi đích danh tên cán bộ, công chức cơ quan, bộ phận văn thư phải vào sổ “công văn đến” và chuyển trực tiếp cho người đó.

32.5. Đối với công văn giấy tờ gửi đến cơ quan bằng máy fax, bộ phận văn thư phải có sổ theo dõi riêng và vào sổ đầy đủ. Trường hợp phát hiện những công văn, giấy tờ fax đến có nội dung không bình thường, văn thư phải báo cáo phụ trách phòng để xin ý kiến lãnh đạo giải quyết.

Điều 33: Chế độ quản lý công văn “đi”.

33.1. Tất cả công văn, tài liệu trong quá trình hoạt động của cơ quan gửi đi đều được đăng ký vào sổ đăng ký “công văn đi” (theo mẫu quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước) tại bộ phận văn thư của Cục.

33.2. Người soạn văn bản phải chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Cục về nội dung văn bản ban hành. Bộ phận văn thư có trách nhiệm kiểm tra về mặt thể thức văn bản trước khi gửi đi và phải gửi ngay trong ngày các công văn, tài liệu đã đăng ký vào sổ “công văn đi”. Đối với công văn  nào chưa đủ thể thức, bộ phận văn thư có quyền trả lại đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản để hoàn chỉnh thủ tục.

33.3. Đối với công văn có mức độ “khẩn”, “thượng khẩn”, “hỏa tốc” phải được kiểm tra và  gửi trực tiếp ngay đến đối tượng nhận. Đối với công văn có mức độ “mật”, “tối mật”, đến “tuyệt mật” phải thực hiện đúng như quy định của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật của Nhà nước.

33.4. Đối với công văn, tài liệu gửi cơ quan ngoài qua máy fax, bộ phận văn thư phải có sổ theo dõi riêng và ghi đầy đủ các thông tin cần thiết (ngày, tháng, năm, tên đơn vị, cá nhân đề nghị fax, tên người duyệt fax, nội dung tài liệu fax, tên máy fax của đơn vị, cá nhân nhận tài liệu qua máy fax) để tiện quản lý và theo dõi.

33.5. Tuyệt đối không cung cấp ra ngoài những văn bản có bút tích xử lý trực tiếp vào văn bản của Lãnh đạo cấp trên, Lãnh đạo Cục. Những ý kiến đó được thể chế hóa bằng văn bản trước khi được chuyển đến đơn vị, cá nhân có liên quan thực hiện.

Điều 34: Quy trình soạn thảo, ban hành văn bản.

Cán bộ, công chức được giao  soạn thảo văn bản phải nghiên cứu nắm vững nội dung, cấu trúc từng loại văn bản để soạn thảo cho phù hợp với nội dung vấn đề và nâng cao tính khả thi của văn bản khi ban hành và phải thực hiện đúng các bước  của quy trình soạn thảo ban hành văn bản.

Điều 35: Nhân bản tài liệu.

35.1. Tài liệu nhân bản phải được Lãnh đạo Cục duyệt số lượng nhân bản, cán bộ nhân bản chỉ được nhân đúng số lượng đã duyệt.

35.2. Đối với các tài liệu chưa được phép công bố công khai, cán bộ nhân bản không được tiết lộ ra ngoài và chịu trách nhiệm quản lý trong quá trình thực hiện nhân bản.

35.3. Đối với những tài liệu nhân bản bị hỏng phải được tập trung để làm thủ tục tiêu hủy.

35.4. Cán bộ nhân bản tài liệu phải có sổ theo dõi giao, nhận tài liệu và ký nhận đầy đủ số lượng.

Điều 36: Chế độ cung cấp công văn, tài liệu.

36.1 Danh sách các đơn vị cá nhân được cung cấp công văn, tài liệu phải được lãnh đạo Cục duyệt, đối với cấp huyện, thị xã do Chi cục trưởng thống kê cấp huyện duyệt (sau khi đã có ý kiến đồng ý của Lãnh đạo Cục).

36.2. Lãnh đạo Cục giao cho phòng  Tổng hợp quản lý và cung cấp số liệu. Các đơn vị và cá nhân xin cung cấp số liệu phải có giấy giới thiệu nêu rõ mục đích sử dụng số liệu xin cung cấp và phải do thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm, thẩm quyền sử dụng số liệu xin cung cấp ký. Đối với số liệu chưa được phép công bố công khai phải được lãnh đạo Cục duyệt mới được cung cấp.

36.3. Các phòng nghiệp vụ chỉ được phép cung cấp số liệu cho các đơn vị cá nhân bên ngoài khi được lãnh đạo Cục cho phép bằng văn bản.

Điều 37: Chế độ lưu trữ văn bản.

- Bảo quản hồ sơ, tài liệu của Cục Thống kê tỉnh Quảng Trị theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước và Tổng cục Thống kê.

- Hướng dẫn cán bộ, công chức cơ quan lập hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước.

- Hàng năm thu thập đầy đủ hồ sơ, tài liệu thuộc phạm vi cơ quan quản lý để lưu giữ theo đúng chế độ hiện hành của Nhà nước.

- Sắp xếp, thống kê hồ sơ, tài liệu ngăn nắp, khoa học để dễ tra tìm hồ sơ, tài liệu.

- Thường xuyên kiểm tra và có biện pháp phòng chống ẩm mốc, mối mọt tài liệu. Trường hợp phát hiện trong kho lưu trữ có các hiện tượng trên phải báo ngay cho phụ trách đơn vị và đề xuất biện pháp xử lý.

- Phục vụ khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo yêu cầu của Lãnh đạo Cục. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ chỉ được nghiên cứu tại chỗ, trong quá trình nghiên cứu tài liệu không được đánh dấu, sửa chữa, ghi thêm vào tài liệu, không được cho mượn tài liệu lưu trữ ra khỏi cơ quan, trường hợp cần sao chụp tài liệu phải được sự đồng ý của lãnh đạo Cục.

- Mỗi phòng, tổ, bộ phận cần có sổ theo dõi, quản lý các văn bản quy phạm pháp luật.

- Bộ phận văn thư sau 1 năm phải có trách nhiệm sắp xếp, lập hồ sơ toàn bộ số lượng văn bản lưu giữ của năm trước khi giao nộp cho bộ phận có liên quan để quản lý.

Điều 38: Chế độ tiêu hủy văn bản.

38.1. Hàng năm có kế hoạch thống kê các loại tài liệu đã hết thời hạn bảo quản đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu cho làm thủ tục tiêu hủy theo chế độ hiện hành của Nhà nước. Tuyệt đối không được tiêu hủy tài liệu khi chưa xác  định giá trị.

38.2. Việc tiêu hủy tài liệu phải được Hội đồng xác định giá trị tài liệu cơ quan đồng ý và lập biên bản có sự chứng kiến của các thành viên trong Hội đồng. Quá trình tổ chức hủy tài liệu phải thực hiện đúng quy trình hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước.

38.3. Biên bản tiêu hủy tài liệu được lưu  tại bộ phận lưu trữ cơ quan.

Điều 39: Quản lý, sử dụng con dấu và giấy giới thiệu.

39.1 Quản lý và sử dụng con dấu.

39.1.1. Con dấu của Cục Thống kê  tỉnh Quảng Trị được giao cho công chức làm công tác văn thư quản lý. Con dấu của Chi cục thống kê cấp huyện được giao cho công chức làm kiêm nhiệm công tác văn thư quản lý.

39.1.2. Công chức quản lý con dấu của cơ quan có nhiệm vụ:

- Chỉ được phép đóng dấu các văn bản, giấy tờ đã có chữ ký của người có thẩm quyền không được đóng dấu khống chỉ (văn bản, giấy tờ chưa có chữ ký của người có thẩm quyền hoặc chưa ghi nội dung). Đóng dấu phải rõ nét và đúng kích cỡ theo quy định của Nhà nước.

- Bảo quản con dấu đúng nơi quy định có khóa cẩn thận, không được mang con dấu ra khỏi cơ quan, không được làm biến dạng con dấu, không được giao con dấu và việc đóng dấu cho người không có trách nhiệm. Trường hợp cần thiết giao con dấu cho người khác quản lý (theo yêu cầu của Lãnh đạo) phải có biên bản bàn giao ghi rõ thời gian giao, nhận và có sự chứng kiến của Lãnh đạo đơn vị.

- Có trách nhiệm thực hiện theo yêu cầu và tạo điều kiện cho cơ quan có thẩm quyền khi tiến hành kiểm tra việc chấp hành các quy định về bảo quản và sử dụng con dấu theo chế độ hiện hành của Nhà nước.

- Trường hợp con dấu bị mòn, hỏng phải báo cáo người có trách nhiệm và đề nghị khắc lại con dấu. Trường hợp bị mất con dấu phải báo ngay người có trách nhiệm để xác định lý do mất và kịp thời báo cơ quan công an để theo dõi, quản lý.

39.1.3. Người có thẩm quyền ký tên đóng dấu không được lưu giữ con dấu của cơ quan.

39.1.4. Quản lý và sử dụng giấy giới thiệu.

- Giấy giới thiệu của cơ quan được giao cho phòng Tổ chức- Hành chính trực tiếp quản lý. Ccán bộ, công chức xin cấp giấy giới thiệu phải nói rõ mục đích xin cấp với người trực tiếp quản lý.

- Bộ phận văn thư chỉ được đóng dấu vào giấy giới thiệu có nội dung rõ ràng và chữ ký của người có đủ thẩm quyền, không được đóng dấu khống chỉ vào giấy giới thiệu (giấy giới thiệu không có chữ ký của người có thẩm quyền hoặc chưa viết nội dung), trước khi đóng dấu phải kiểm tra đầy đủ về mặt hình thức.

Mục 3

 QUẢN LÝ TÀI CHÍNH, TÀI SẢN.

Điều 40: Quản lý tài chính.

40.1. Công tác quản lý tài chính phải đúng Luật ngân sách và thực hiện đầy đủ các chế độ, chính sách hiện hành của Nhà nước. Người làm công tác quản lý tài chính của cơ quan phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về quản lý chi tiêu kinh phí không đúng chế độ của Nhà nước quy định.

40.2. Kế toán cơ quan phải mở đầy đủ sổ sách kế toán, sử dụng đúng chứng từ ghi chép ban đầu, hạch toán đúng nội dung tính chất tài khoản quy định, lập báo cáo quyết toán tài chính theo đúng chế độ kế toán hiện hành, hướng dẫn các chi cục, phòng, bộ phận thuộc Cục thực hiện quy định về quản lý, sử dụng kinh phí, thủ tục thanh toán theo đúng chế độ của Nhà nước và cơ quan quy định.

40.3. Thực hiện việc công khai tài chính trong nội bộ cơ quan về dự toán, bổ sung kinh phí, quyết toán thu, chi ngân sách (sau khi đã được cấp có thẩm quyền duyệt) và thông báo bằng văn bản, hoặc công bố trong hội nghị cán bộ, công chức.

40.4. Các đơn vị trực thuộc văn phòng Cục phải thực hiện đầy đủ các yêu cầu của kế toán cơ quan theo đúng quy định công tác quản lý tài chính Nhà nước. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc cần trao đổi với phòng Tổ chức – Hành chính và báo cáo với lãnh đạo Cục giải quyết.

Điều 41: Quy định chế độ quản lý tài chính đối với Chi cục Thống kê cấp huyện.

41.1. Các Chi cục Thống kê cấp huyện thực hiện chi tiêu tài chính phải đảm bảo tiết kiệm, đúng chế độ. Mở đầy đủ các sổ sách, chứng từ theo dõi, quản lý các nguồn kinh phí đúng quy định.

41.2. Mỗi chi cục bố trí 2 cán bộ làm kiêm nhiệm kế toán và thủ quỹ, Chi cục trưởng có trách nhiệm kiểm tra, xác nhận quản lý kinh phí, các khoản chi tiêu, các chứng từ thanh toán, đảm bảo đúng quy định. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc cần trao đổi với phòng Tổ chức – Hành chính và báo cáo lãnh đạo Cục giải quyết.

Điều 42: Quản lý tài sản.

42.1. Phòng  TCHC có nhiệm vụ:

- Quản lý toàn bộ tài sản cơ quan, mở sổ sách theo dõi theo đúng chế độ quy định của Nhà nước và hướng dẫn các phòng thực hiện quy định về quản lý sử dụng tài sản.

- Thực hiện chế độ kiểm kê định kỳ để có kế hoạch quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản hiện có.

- Hàng năm, lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa tài sản  trình lãnh đạo Cục duyệt.

42.2. Các đơn vị thuộc Cục có nhiệm vụ:

- Quản lý, sử dụng có hiệu quả tài sản được giao theo đúng quy định của cơ quan. Khi có nhu cầu trang bị, sửa chữa tài sản phải đề nghị bằng văn bản xin ý kiến lãnh đạo Cục giải quyết (thông qua phòng Tổ chức- Hành chính).

- Trường hợp tài sản bị mất mát, hư hỏng do quản lý, sử dụng thiếu tinh thần trách nhiệm gây ra thì trưởng các đơn vị tổ chức họp quy trách nhiệm cụ thể và báo với lãnh đạo Cục (bằng văn bản) để giải quyết.

Điều 43: Quản lý và sử dụng xe ôtô.

43.1. Quản lý xe ôtô.

- Xe ôtô là tài sản có giá trị lớn của Nhà nước để phục vụ yêu cầu công tác, giao phòng Tổ chức – Hành chính quản lý theo chế độ quản lý tài sản hiện hành.

- Lái xe được phân công quản lý xe ôtô phải thực hiện đúng nội quy về quản lý xe ôtô do cơ quan đề ra, chấp hành đúng thời gian, phục vụ công tác và có trách nhiệm lái xe đảm bảo an toàn.

43.2. Sử dụng xe ôtô.

- Xe ôtô dùng để đưa đón lãnh đạo, chuyên viên cao cấp của Cục đi công tác.

- Đối với cán bộ, công chức nhân viên khác được cử đi công tác, căn cứ vào tính cấp bách, khẩn trương của công việc thủ trưởng cơ quan có thể bố trí xe cho cán bộ, công chức đi công tác.

43.3. Quy trình sử dụng xe ôtô.

- Phòng Tổ chức – Hành chính có nhiệm vụ điều động, bố trí xe theo kế hoạch công tác hàng tuần của lãnh đạo Cục và công tác đột xuất lãnh đạo Cục yêu cầu.

- Các phòng, bộ phận có nhu cầu xe ôtô đi công tác phải đề nghị lãnh đạo Cục duyệt (bằng văn bản) gửi cho phòng TCHC để bố trí xe.

Điều 44: Quản lý và sử dụng điện thoại, máy vi tính

- Điện thoại tại công sở sử dụng vào mục đích phục vụ công tác, hạn chế sử dụng vào việc riêng. Nếu CBCC nào có nhu cầu cấp thiết cần liên lạc điện thoại đường dài phải được sự đồng ý của lãnh đạo đơn vị. Nội dung điện thoại đường dài phải đăng ký sổ, chuẩn bị trước nội dung thật ngắn gọn, thủ trưởng đơn vị ký duyệt mới được gọi, hạn chế tối đa việc sử dụng các dịch vụ điện thoại.

- Đối với điện thoại cố định trang bị tại nhà riêng và điện thoại di động của lãnh đạo Cục thực hiện theo quy định hiện hành của Bộ Tài chính và Tổng cục Thống kê.

- Quản lý máy vi tính tại trung tâm Cục và máy tính lẻ tại các phòng trực thuộc giao cho đồng chí phụ trách bộ phận máy tính chỉ đạo chung, xử lý các sự cố kỹ thuật.

- Máy tính tại phòng nào, do phòng đó tự quản lý và phân công người sử dụng, hạn chế việc dùng máy vi tính để chơi điện tử, nghe nhạc. Người ngoài cơ quan và ngoài phòng không được tự ý sử dụng máy vi tính của phòng khác nếu cần phải xin phép trưởng phòng sở tại, được đồng ý mới được mở máy làm việc, nếu để máy hư hỏng phải lập biên bản báo cáo lãnh đạo kịp thời xử lý quy trách nhiệm, không được mang máy tính của cơ quan về nhà riêng để thực hiện những công việc không thuộc nhiệm vụ được giao.

- Cơ quan ưu tiên đầu tư và khai thác có hiệu quả mạng máy tính được trang bị, các văn bản, tài liệu quan trọng đều được thực hiện trên máy và lưu trữ ở máy chủ đồng thời đảm bảo đầy đủ các yêu cầu về quản lý văn bản để tránh việc mất tài liệu và thuận lợi trong quản lý, khai thác, sử dụng. Việc kết nối Internet và các dịch vụ phải vì mục đích phục vụ công tác chuyên môn, học tập, nghiên cứu và đúng nội quy cơ quan (quy trình, thời gian, có sự chuẩn bị kỹ về nội dung, địa chỉ,…) nghiêm cấm việc kết nối, truyền đưa, khai thác thông tin có nội dung trái đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước. Trường hợp máy hỏng hóc, cần bảo hành, sửa chữa các phòng có báo cáo cụ thể để Lãnh đạo giải quyết.

Mục 4

 CÔNG TÁC BẢO VỆ CƠ QUAN.

Công tác bảo vệ cơ quan văn phòng Cục Thống kê do phòng Tổ chức –Hành chính quản lý và thực hiện hợp đồng lao động đối với người làm công tác bảo vệ.

Điều 45: Nhiệm vụ, trách nhiệm của bảo vệ cơ quan.

- Chấp hành nghiêm chỉnh nội quy, quy chế bảo vệ cơ quan, đảm bảo đúng hợp đồng và an toàn, trật tự cơ quan.

- Bảo vệ toàn bộ tài sản, tài liệu của cơ quan, nếu để xảy ra mất mát phải bồi thường 100% giá trị tài sản bị mất, trường hợp để mất tài liệu của cơ quan phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.

- Thường xuyên kiểm tra các tầng, các phòng làm việc về an toàn như: ngắt cầu dao, khóa cửa sổ, cửa ra vào, cửa sổ hành lang, cầu thang,… Nếu phát hiện thấy hiện tượng hoặc sự cố không an toàn xảy ra phải tìm mọi biện pháp ngăn chặn, đồng thời phải báo ngay với lãnh đạo Cục và công an để giải quyết. Trường hợp sự cố phải giải quyết bằng pháp lý (mất trộm, phá cửa,…) phải giữ nguyên hiện trường và trình báo ngay với lãnh đạo Cục và cơ quan có trách nhiệm.

- Trong thời gian trực nếu nhận được điện thoại, công điện khẩn, các vấn đề cấp thiết phải ghi vào sổ trực và báo ngay với lãnh đạo Cục để giải quyết kịp thời.

- Ngoài giờ hành chính, ngày thứ 7, chủ nhật, ngày lễ, tết  nếu không có ý kiến của lãnh đạo Cục (bằng văn bản) thì không được mở cổng cho người không có nhiệm vụ vào cơ quan.